2012年12月16日 星期日

知識管理的反思

從事知識管理顧問工作10餘年,接觸到的個案大多以打造「數位圖書館」為目的,特別是由資訊電腦人員主導的專案。他們認為科技可以改變人性,打造好數位圖書館後,人們自然會進去使用。這對文件尚未數位化儲存、未分類的公司也許是對的,做好知識地圖後,可以妥善地將系統中所儲存知識文件加以分類,幫員工縮短尋找知識文件的時間,達成「聰明複製」的目的,未嘗不是好事。

但數位圖書館所彙集的顯性知識,僅是蒼海一粟而以,員工想要學而學不到的,往往都是隱性的知識,這些尚未形成文字或圖樣的知識,才是公司的寶,它還未外顯,也還沒有成形,所以不是所謂的「知識盤點」所可以盤出來的。

企業若要隱性知識可以分享,就必須塑造可以讓員工社交互動的場所與機會,人與人之間的連結,才可能讓內隱知識分享。電腦系統中的「知識社群」就是針對此一缺點而產生,在網路上分享、討論,聊勝於無,是有它的作用存在,只是碰到中小企業,人丁單薄、往往成不了氣候,無疾而終。

日本企業受Mr. Knowledge 野中教授的影響,認同「場」的理念,推動知識管理時,著重打造工作空間,辦公室絕不隔間,辦公室隔板盡可能降到最低,以免影響人與人的互動。同時在開放式的辦公室中放置彎弧形的會議桌,讓員工隨時可以互動,讓知識分享隨時可以在辦公室中發生。

位於美國加州的IDEO公司,也強調空間設計應能拉近員工距離,他們也在辦公中心擺放不對稱的桌子,讓員工有隨時開會的場所。這種理念就是增加「人與人見面互動的自然環境」,其實一家公司的辦公場所,就像組織的肢體語言,組織的肢體語言傳達員工可以做甚麼事? 空間在公司的經營與管理上扮演重要的角色,營造良好的工作環境和聘請合適的員工同等重要。

推動知識管理並沒有錯,但進行知識管理並不一定從「知識」著手,「數位圖書館」就患了此一毛病,有時最直接的路,反而是最遠的路。做知識管理的朋友也許可以嘗試由「場」與「空間」去著手,它並不一定要花大錢的。